TOP 巔峰籃球 ERP 系統 — 使用者文件
給 TOP 巔峰籃球訓練營行政團隊與家長使用的操作手冊。
文件結構
| 文件 | 給誰看 |
|---|
| 系統概覽 | 想知道整套系統能做什麼、有哪些角色、訂單怎麼跑 |
| 行政手冊(分兩塊) | |
| ① 訂單客戶處理 | 接訂單、改單、取消、退款發起 — 日常工作 |
| ② 網站內容運營 | 每季更新招生資料 + 隨時維護網站(通知 / 教練 / 輪播 / 自訂頁) |
| 會計操作手冊 | 會計(入帳、訂單沖銷、處理錯帳、處理負餘額、跑月結報表) |
| 主管操作手冊 | 主管(核准退款、執行月結、月結報表稽核) |
| 家長使用手冊 | 家長(註冊、報名、繳費、看訂單、帳戶設定) |
第一次使用?
- 先讀 overview 了解整套系統
- 找你對應角色的手冊
- 卡住就找 IT / 系統管理員
詞彙速查
| 詞 | 意思 |
|---|
| 訂單 | 家長報一個方案就建一筆訂單 |
| 待處理 / 處理中 / 待付款 / 對帳中 / 已付款 / 已結案 / 已取消 | 訂單從建立到結束的歷程 |
| 對帳中 | 家長已提交「已匯款回覆」、等會計沖銷的中間狀態(待付款的子狀態) |
| 已匯款回覆 | 家長匯款後在前台提交的回報(含匯款日 + 帳尾五碼) |
| 入帳憑證 | 銀行轉帳到公司戶頭那一筆紀錄 |
| 沖銷 | 把入帳的錢分配到客戶的訂單上(訂單變已付款) |
| 錢包 | 每個家長有個帳戶,存從匯款扣到訂單剩下的錢 |
| 退款申請 | 已關帳訂單想退費要走的流程,需主管核准 |
| 月結 | 每月底主管執行,鎖定該月帳本、訂單從「已付款」變「已結案」 |
| 已關帳 | 訂單(已結案 / 已取消後關帳)被月結鎖定的狀態 — 行政動不了、只能走退款申請 |
| 重點稽核 | 主管在月結報表抓異常徵兆(高金額取消 / 取消單調整異常 / 呆帳偏高 / 退款比例異常 等) |